Digitales Event als Veranstalter organisieren

Du planst mit uns ein virtuelles Event oder eine Online-Konferenz durchzuführen? Auf dieser Seite erklären wir Dir alles, was Du vor, während sowie nach Deiner Veranstaltung wissen solltest.

Digitales Event erfolgreich planen

Damit wir gemeinsam die richtige Technik wählen

Um eine Online-Konferenz erfolgreich durchführen zu können, müssen ein paar Rahmenbedingungen geklärt werden. Falls nicht bereits geschehen, teile uns bitte vor unserem ersten Austausch für Dein geplantes Event folgendes mit:

  • Wie viele Teilnehmer erwartest Du?
  • Ist die Teilnahme kostenlos oder kostenpflichtig?
  • Hast Du schon eine Idee, wie lange das Online-Event dauern wird?
  • Möchtest Du die Teilnehmer während der Veranstaltungen in unterschiedliche Räume aufteilen und somit parallele Sessions durchführen?
  • Wünschst Du Dir eine Moderation durch uns oder übernimmst Du diese Rolle selbst?
  • Sollen wir bei Deinem Online-Event die technische Abwicklung übernehmen und damit die komplette technische Betreuung?
  • Was soll während des Online-Events geschehen – sprich, welche Punkte machen das Online-Event einzigartig?
    Erfolgreiche virtuelle Veranstaltung begeistern emotional und binden die Teilnehmer aktiv ein. Die Referenten, Moderatoren und Veranstalter sollten ein Wir-Gefühl mit den Teilnehmern erreichen. Gerne beraten wir Dich dazu. An dieser Stelle schon einmal ein paar Ideen:

    • Talkrunden mit 2-6 Diskussionsteilnehmer/Referenten
    • Abstimmungen oder Live-Umfragen bei den Teilnehmern
    • Präsentationen mittels Powerpoint
    • Arbeitsblatt erstellen oder etwas kreatives kreieren
    • Sozialer Austausch zwischen den Teilnehmern in den Pausen durch Break-Out Räume oder 1:1 Gespräche
    • Einbindung von Live Show Acts oder Videosequenzen
    • Bierdegustation (mit vorheriger Lieferung an die Teilnehmer)
    • … oder sogar gemeinsames Kochen am Bildschirm

Gern kannst Du auch einige unserer bisherigen Online-Events anschauen und Dich dort inspirieren lassen.

Digitales Event erfolgreich vermarkten

Damit möglichst viele Teilnehmer erreicht werden

Es wäre schade, wenn am Tage der Veranstaltung nur wenige Personen daran teilnehmen. Genau darum ist es wichtig, sich über folgende Punkte Gedanken zu machen und uns diese nach unserem ersten Telefonat mitzuteilen:

  • Möchtest Du Dein Event oder Teile davon auch Facebook oder Youtube streamen?
  • Wirst Du registrierte Teilnehmer kurz vor dem Event nochmals per Email auf die Veranstaltung hinweisen (damit auch ja alle kommen)?
  • Was macht Dein Event zu etwas ganz Besonderem? Warum sollte man sich dafür registrieren (– man könnte zu der Zeit ja auch Katzenvideos ansehen)?
  • Was sollte in der Einladung zu einer Online-Konferenz stehen?
    Neben den Inhalten und gegebenenfalls Vorbereitungen, die zu treffen sind, solltest Du unbedingt die Agenda mit Zeitangaben kommunizieren. Erwähne auch die Pausen.
  • Soll die Teilnahme zum Online-Event mittels vorheriger Registrierung ermöglicht werden (was wir empfehlen)?
    Wenn wir die Veranstaltung durchführen, setzen wir gerne das Formular für die Registrierung für Dich auf. Dafür brauchen wir ein paar Angaben zum Event, die Du uns mittels dieser Wordvorlage zum Online-Event senden kannst.
  • Wird die Veranstaltung auf verschiedenen Kanälen bekanntgegeben?
    Ein paar typische Ideen:

    • Newsletter
    • Persönliches Email deiner Mitarbeiter an ihre engen Kontakte
    • Brief per Post oder Fax 😉
    • Facebook Ads, Instagram Storys oder Linkedin Posts
  • Soll die Veranstaltung live auf deinen Social Media-Kanälen begleitet werden? Wenn ja, mit welchem Hashtag? Und benötigst du dafür professionelle Unterstützung in Form einer Liveberichterstattung?

Digitales Event erfolgreich vorbereiten

Damit wir nichts vergessen

Nur noch wenige Tage und Dein (erstes) Online-Event findet statt. Zeit für die finale Vorbereitung.

  • Bist Du sowie deine Speaker mit der ausgewählten Technik vertraut und hast Du die notwendige Software auf deinem Rechner installiert?
    Am besten führst Du selbst einen kurzen Test durch.
  • Wurde ein gemeinsamer Technik-Test und eine letzte inhaltliche Absprache mit deinen Referenten geplant oder bereits durchgeführt?
    Wir empfehlen Dir und deinen Referenten, dass beim Technik-Test der gleiche PC/Mac verwendet wird wie auch beim Online-Event. Teste mit jedem Referenten Ton, Mikrofon, Webcam (ggf. inkl. virtueller Hintergrund) und falls benötigt die Funktion zum Teilen des Bildschirms. Ebenfalls ist es sinnvoll, dass Du die Referenten auf die Interaktionsmöglichkeiten wie Live-Umfragen, Q&A oder die Chatfunktion hinweist. Besprich auch gerne, welche Person(en) während der Veranstaltung die Interaktionsmöglichkeiten moderiert.
  • Gibt es generelle Empfehlungen, um eine Online-Konferenz erfolgreich durchzuführen?
    Stelle sicher, dass Du während der Veranstaltung eine gute Internetverbindung hast und Du nach Möglichkeit alleine in einem ruhigen Raum bist. Falls Du eine Präsentation hältst, gestalte diese möglichst interaktiv, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu haben. Eine gute Faustregel ist, alle 10 Minuten eine kleine Aktivität zur Einbeziehung des Publikums durchzuführen. Stelle Fragen (die die Teilnehmer im Chat beantworten) oder starte zwischen deinen Folien Umfragen unter den Teilnehmern. Auch einzeln oder gemeinsam ein Arbeitsblatt auf einem Whiteboard zu erstellen oder etwas zu kreieren, erhöht die Aufmerksamkeit bei den Teilnehmern.

Digitales Event erfolgreich durchführen

Damit die Teilnehmer dabei bleiben

Heute ist es soweit: Deine Online-Veranstaltung findet statt. Das sind die wichtigsten Punkte für die Referenten und Dich als Veranstalter:

  • Triff dich mindestens 15 Minuten vor Beginn des Events mit Deinen Referenten im virtuellen Webinar-Warteraum, um letzte Absprachen und finale Technik-Tests durchzuführen.
  • Öffne pünktlich zum kommunizierten Start der Veranstaltung den Webinar-Raum für die Teilnehmer.
  • Begrüße die ersten bereits anwesenden Teilnehmer. Die Teilnehmer sehen nun Dich sowie die anwesenden Referenten.
  • Warte 5 Minuten, bevor Du offiziell beginnst. Kommuniziere, dass bereits XY Teilnehmer da sind und noch kurz auf weitere Teilnehmer gewartet wird. Diese Zeit kannst Du perfekt überbrücken, indem Du die Teilnehmer bittest, z.B. im Chat zu schreiben, woher sie kommen und für welche Organisation sie arbeiten. Somit lernen sich die Teilnehmer gleich kennen.
  • Nun sollten alle eingetroffen sein. Erkläre den Teilnehmern kurz die Technik (Chat, F&A, Umfrage sowie ggf. Whiteboard, Hand heben und Mikrofon) und die wichtigsten organisatorischen Agenda-Punkte (Erhalten die Teilnehmer die Präsentationen im Nachgang? Wird dieses Webinar aufgezeichnet? Gibt es Pausen?).
  • Offizieller Start des Online-Events. Am besten begrüßt du als Veranstalter die Teilnehmer. Falls wir die Moderation machen, übernehmen wir gerne diesen Part und übergeben dann an Dich bzw. an die weiteren Referenten.
  • Dein Event dauert schon fast eine Stunde oder länger? Zeit für eine kurze Pause! Gerne spielen wir einen Countdown und Hintergrundmusik ein. Denn vor dem Bildschirm sinkt die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden viel schneller als bei einer Präsenzveranstaltung. Es gilt also: kürzere Sessions und längere Pausen einplanen im Vergleich zu physischen Veranstaltungen.
  • Behalte während der Veranstaltung den Chat im Auge und stelle in diesem auch gerne immer wieder Fragen an die Teilnehmer, um die Interaktion hoch zu halten. Hast Du bereits eine Umfrage zum aktuellen Thema des Events durchgeführt?
  • Fast geschafft, nur noch wenige Minuten! Versuche, Dein Online-Event pünktlich wie kommuniziert zu beenden. Schließe als Veranstalter am besten das Online-Event mit einer Feedbackrunde via Chat oder Umfrage ab.
  • Hast Du doch noch Zeit zur Verfügung? Super, dann kann man spontan noch eine Fragerunde machen und einzelne Teilnehmer als Referenten in den Webinar-Raum holen, damit diese sicht- und hörbar sind. Oder wie wäre es zum Abschluss noch mit einem virtuellen Gruppenfoto?

Digitales Event erfolgreich im Nachgang kommunizieren

Damit die Teilnehmer wiederkommen

Dein Online-Event ist erfolgreich gelaufen. Einige Teilnehmer konnten leider doch nicht am Event teilnehmen oder waren von vornherein verhindert. Andere interessieren sich vielleicht für eine Deiner nächsten Veranstaltung. An dieser Stelle ein paar Gedanken zur Kommunikation danach.

  • Stelle, wenn es der Rahmen und die Inhalte erlauben, dein Online-Event als Aufzeichnung zur Verfügung (etwa auf Deiner Landing Page zum Event). Hier findest Du ein Beispiel, wie wir das Betrachten im Nachgang bei unseren Zukunftstagen gestaltet haben.
  • Sende eine Dankesmail an die Teilnehmer, in der Du idealerweise auf die Aufzeichnung(en) verweist – und vielleicht schon auf das nächste Event.
  • Kommuniziere Deine Aufzeichnung(en) z.B. über Social Media oder in deinem Newsletter und fasse in diesem Zusammenhang die Kernaussagen der Veranstaltung zusammen.
  • Bedanke Dich bei allen Referenten und lasse ihnen auf diesem Wege auch die Link(s) zur Aufzeichnung der Veranstaltung zukommen.
  • Nutze die Aufzeichnung(en), um Dein nächstes Online-Event anzukündigen und zu vermarkten.

Digitale Events mit uns durchführen

Damit auch all deine Fragen beantwortet werden

Alexander Mirschel

Beratung | Frankfurt am Main (DE)

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Andrea Schneider

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Beratung | Augsburg (DE)

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Florian Bauhuber

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Pascal Gebert

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