Referent*in bei einem digitalen Event

Du bist Referent*in oder Moderator*in bei einem virtuellen Event oder einer Online-Konferenz? Auf dieser Seite erklären wir Dir alles, was Du hierbei beachten solltest, sowohl in der Vorbereitung als auch Durchführung Deiner Session.

Session-Slot erfolgreich planen

Die Wahl des passenden Formates

Der Veranstalter des Online-Events wird viele grundsätzliche Fragen zur gesamten Organisation bereits vorab klären (kostenpflichtig oder gratis, Online-Event-Tool, genereller Ablauf). Für Dich ist vor allem die Gestaltung Deines eigenen Sessionslots relevant.

In welchem Format kannst Du Deine Session gestalten? Generell kannst Du diese alleine oder gemeinsam mit anderen Referent*innen gestalten. Wir empfehlen prinzipiell, auf Abwechslung zu setzen, da die Aufmerksamkeitsspanne online deutlich kürzer ist als bei vergleichbaren analogen Präsentationen. Hier ein paar Ideen für Deine Session:

  • Webinar-Format (spätestens ab 50 Teilnehmer*innen, Teilnehmer*innen sind nicht sicht- & hörbar)
    • Reiner Vortrag ohne Powerpoint – der Fokus liegt komplett auf Dir. Sorge dafür, dass Du mit Deiner Körpersprache arbeiten kannst. Unsere Empfehlung: maximal 15 Minuten.
    • Präsentationen mittels Powerpoint. Achte auf möglichst reduzierte und gut lesbare Inhalte auf Deinen Folien welche im Optimalfall in der 16:9 Foliengröße sind.  Unsere Empfehlung: maximal 25 Minuten.
    • Hybride Präsentation mittels Whiteboard/Flipchart oder Monitor. Elementar ist eine hochwertige Webcam und eine gute Raumausleuchtung. Empfehlung: Eher digitales Boards nutzen.
    • Interview/Gespräch zwischen zwei Personen. Unsere Empfehlung: Komplett abhängig vom Thema und vor allem den Gesprächspartnern.
    • Talkrunde mit 2-6 Diskussionsteilnehmer*innen, idealerweise moderiert. Unsere Empfehlung: maximal 45 Minuten.
  • Meeting-Format (Teilnehmer*innen sind sicht- & hörbar)
    • Interaktiver Austausch zwischen Referent*in und Teilnehmer*innen. Du übernimmst eine stark moderierende Rolle
    • Arbeitsblatt erstellen oder gemeinsam etwas Kreatives kreieren. Du leitest die Teilnehmenden an und führst diese durch den gemeinsamen Prozess.
    • Kleingruppen durch Break-Out-Räume oder 1:1 Gespräche. Deine Verantwortung liegt darin, dennoch für ein Gemeinschaftsgefühl und das Zusammenbringen der einzelnen Leute zu sorgen.

Damit der Veranstalter oder die Moderator*innen Deine Session optimal planen und vorbereiten kann, brauchen diese ein paar Informationen von Dir. Dafür haben wir eine Wordvorlage für Referent*innen vorbereitet.

Deine Session erfolgreich vermarkten

Damit Du möglichst viele Teilnehmer*innen erreichst

Der Veranstalter des Online Events sorgt natürlich für die Vermarktung und Kommunikation des gesamten Tages. Unterstütze diesen gerne dabei, indem Du auf Deinen Kanälen auf Deine eigene Session (und gerne natürlich auch das weitere Programm) aufmerksam machst. Welche Möglichkeiten hast Du hierzu?

  • Veranstaltungstipps auf Deiner Unternehmens-Website
  • Dein E-Mail-Newsletter
  • Integration in Deine E-Mail-Signatur
  • Posts auf Deinen persönlichen oder Deinen Unternehmens-Accounts bei Facebook, LinkedIn, Xing, Twitter, Instagram…
  • oder natürlich auch im persönlichen Gespräch.

Natürlich kannst Du auch im Nachgang die Inhalte noch teilen:

  • Blogbeitrag mit den wichtigsten Kernaussagen
  • Präsentation auf Slideshare
  • Weiterteilen von Aufzeichnungen Deiner Session über Deine eigenen Kanäle

Gute Vorbereitung ist alles

Inhaltlich & technisch

Nur noch wenige Tage und Dein (erstes) Online-Event findet statt. Zeit für die finale Vorbereitung.

  • Bist Du mit der ausgewählten Technik vertraut und hast Du die notwendige Software auf deinem Rechner installiert? Wir empfehlen den Download der kostenlosen Software gegenüber der Browser-Anwendung, da über den Browser bestimmte Funktionen (z.B. Geräuschunterdrückung) eingeschränkt sein könnten.
  • Wurde – falls benötigt – ein gemeinsamer Technik-Test mit den Veranstaltern durchgeführt?
    Wir empfehlen Dir, dass Du beim Technik-Test den gleichen PC/Mac verwendest wie beim Online-Event.
  • Für die oft eingesetzte Videokonferenz-Software Zoom kannst Du hier auch jederzeit selbst einen kurzen Test durchführen. Im automatisierten Testmeeting öffnet sich ein Popup zum Testen Deiner Lautsprecher bzw. Deiner Kopfhörer sowie deines Mikrofons. Solltest du deine Audioantwort nicht hören, klicke bitte auf nein, um die Ausgabe- und Empfangsgeräte zu wechseln.
  • Sind alle inhaltlichen Absprachen mit dem Veranstalter durchgeführt?
  • Hast Du Deine Präsentation, eventuelle Umfragen etc. vorbereitet und ggf. dem Veranstalter bereits im Vorfeld zugesendet?

Digitale Session interaktiv durchführen

Wie kannst Du Dein Publikum einbeziehen?

Falls Du eine Präsentation hältst, gestalte diese möglichst interaktiv, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen zu halten. Eine gute Faustregel ist, alle 10 Minuten eine kleine Aktivität zur Einbeziehung des Publikums durchzuführen. Folgende Tools kannst Du hierfür einsetzen:

  • Über die Chat-Funktion kannst Du ergänzende Links oder Hinweise an die Teilnehmenden teilen. Außerdem können diese hierüber – sowohl im Webinar- als auch im Meeting-Format – eigene Anmerkungen veröffentlichen. Stelle Fragen, welche die Teilnehmenden im Chat beantworten.
  • Über die F&A-Funktion (Fragen & Antworten) im Webinar-Format können Teilnehmende Dir Fragen stellen. Weise Deine Teilnehmenden zum Start Deiner Session gerne auf diese Funktion hin – im Chat gehen einige Anmerkungen aufgrund der Vielzahl an Kommentaren zum Teil unter.
  • Du kannst eine kleine Umfrage mit allen Teilnehmenden durchführen. Hierfür müssen diese vorab nichts extra installieren. Du solltest Deine Fragen jedoch idealerweise bereits vorab einrichten (lassen). Es sind Single- oder Multiple Choice-Auswahlen sowie Skalen unmittelbar in Zoom möglich (z.B. „Wie hat dir diese Session auf einer Skala von 1-5 gefallen?“).
  • Auch einzeln oder gemeinsam ein Arbeitsblatt auf einem Whiteboard zu erstellen oder etwas zu kreieren, erhöht die Aufmerksamkeit bei den Teilnehmer*innen.
  • Zudem stehen eine Vielzahl externer Tools zur Auswahl, zum Beispiel Mentimeter zur Darstellung von Wortwolken mit Hervorhebung besonders häufig genannter Antworten der Teilnehmer*innen.

Die Grundlage: Funktionierende Technik

Damit Du Dich auf die Inhalte konzentrieren kannst

  • Du erhältst vorab per E-Mail eine Einladung zu Deiner Session als „Diskussionsteilnehmer“. Bitte nutze den in dieser E-Mail angegebenen Link, um Denier Session beizutreten. Normalerweise erhältst Du spätestens 1 Stunde vor Session-Beginn noch eine Erinnerung per E-Mail inklusiv entsprechendem Link zugeschickt.
  • Auf zoom.us/test kannst Du vorab Deinen Ton und Dein Video noch einmal selbst ausprobieren. Grundsätzlich empfehlen wir die Nutzung der Zoom-App bzw. der offiziellen Zoom-Software, die Dir beim Öffnen des obigen Testlinks kostenlos zum Download angeboten wird.
  • Wir empfehlen einen möglichst ruhigen Hintergrund und eine ausreichende Beleuchtung, damit Du bestmöglich zur Geltung kommst.
  • Außerdem empfehlen wir Dir die Nutzung einer externen Kamera, da diese meist eine deutlich bessere Qualität bieten, als die in Rechnern verbauten. Anbieter wie Logitech bieten sehr zuverlässige Plug & Play Webcams, die per USB Anschluss binnen weniger Sekunden startbereit sind und neben guter Bildqualität (1080p bis 4K) auch ein vernünftige integrierte Mikrofone bieten.
  • Die Teammitglieder von Tourismuszukunft haben u.a. mit den Modellen Logitech C920, C925e, C930c sowie Logitech Brio und StreamCam gute Erfahrungen gemacht (Stand Nov.2020; keine Werbung, sondern persönliche Erfahrungen und Meinung).
  • Einen virtuellen Hintergrund kannst Du Dir auf Wunsch selbst in Zoom einstellen. Du findest diese Funktion im Bereich Videoeinstellungen -> Hintergrund & Filter. Gut zu wissen: Die fehlerfreie Darstellung und Verfügbarkeit virtueller Hintergründe ist von der verwendeten Hardware (Webcam, Grafikkarte) und Lichtverhältnissen abhängig. Unsere Empfehlung: Virtuelle Hintergründe nur dann nutzen, wenn diese bei Dir weitgehend fehlerfrei dargestellt werden.
  • Stelle sicher, dass Du während der Veranstaltung eine gute Internetverbindung hast und Du nach Möglichkeit alleine in einem ruhigen Raum bist.
  • Falls Du in Deiner Session eine Präsentation zeigen möchtest, kannst Du dies über „Bildschirm freigeben“ selbst tun. Wir empfehlen etwaige Präsentationen vorab dem Moderatoren-Team zuzusenden, damit bei technischen Schwierigkeiten ein Backup vorhanden ist. Empfehlung: Präsentation vorab öffnen und erst dann den Bildschirm freigeben, um unnötige Klicks zu vermeiden.

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