Auf wie vielen Events zuletzt dieser Satz zu hören war: „aber bald treffen wir uns alle wieder normal. Also analog bei uns im Meetingraum.“ Vielleicht geht es dir wie mir und dir fällt bei einem solchen Satz fast die Kaffeetasse aus der Hand. Mein spontaner Gedanke sofort: „Alles wieder offline? Bitte nicht!“
Versteh mich nicht falsch: ich liebe es, vor Ort Menschen zu treffen. Auf Barcamps zwischen den Sessions auf dem Gang zu plaudern und neue Gesichter zu treffen. Oder nach einem Workshop mit Kund*innen gemeinsam essen zu gehen, die lokale (Ess-)Kultur kennen zu lernen und auf persönlicher Ebene ein besseres Gespür füreinander bekommen.
Aber wir haben so vieles gelernt über Meetings, Events und gelungene Zusammenarbeit aus über einem Jahr, in dem wir unser Leben vor allem in den eigenen vier Wänden verbracht haben. Und das muss mit in die Zukunft!
Wann du weiterhin auf digital setzen kannst…
Auch wenn du jetzt den Bildschirm sicherlich hin und wieder verfluchst: digital ist weiterhin eine sinnvolle Ergänzung!
Um nur ein paar Formate zu nennen, die wunderbar digital funktionieren:
- Kurze Formate, die viele Stakeholder betreffen
Zum Beispiel die Vorstellung deines Tourismuskonzepts an die ganze Region, inklusive der interessierten Bevölkerung. Denn in einem Zoom-Webinar zu präsentieren ist gar nicht so anders, als auf der Bühne der Stadthalle zu stehen und eine PowerPoint durchzuklicken. Online kann die Anzahl der Teilnehmenden sogar höher sein, weil sie spontaner beitreten können. - Allerlei operative Absprachen
Meetings, die wirklich einen reinen inhaltlichen Fokus haben, lassen sich weiterhin wunderbar digital durchführen. Zum Beispiel, wenn ihr gemeinsam auf einen Vorgehensplan fürs Projekt schaut oder den Feinschliff einer Ausschreibungsunterlage vornehmt. - Kreative Workshops, z.B. in der Strategiearbeit
Beinahe alle unsere Workshops seit März 2020 fanden digital statt. Dank guter Vorbereitung und der passenden Tools überhaupt kein Problem! Meistens arbeiten wir mit einem digitalen Whiteboard, auf dem alle parallel kreativ zusammenarbeiten können.
Der große Vorteil: man kann die Post-it’s später noch lesen - Barcamps, Workshops und allerlei Vernetzungsformate
Richtig gehört: Networking online solltest du nicht aus dem Repertoire streichen! Unser #TCampOnline hat dank der richtigen Plattform wunderbar funktioniert. Ebenso wie andere Branchenevents wie das Green Tourism Camp oder das #bctn21 von Rheinland-Pfalz Tourismus. Der Vorteil von digitalen Networking-Events: da die Anreise entfällt, kann man nochmal ganz andere Personen erreichen, die analog den Weg vielleicht nicht auf sich nehmen könnten.
Erfahrungen und Tipps aus einem Jahr voll digitaler Events inkl. der digitalen ITB hat Catha übrigens hier festgehalten.
Letztendlich ist es vor allem eine Frage der Zielgruppe – also wen du mit deinem Format erreichen möchtest. Vor allem introvertierte Personen freuen sich über die Option, in den eigenen vier Wänden an einem Meeting teilnehmen zu können – und die Kaffeepause alleine auf dem Balkon zu verbringen.
Für viele sind digitale Formate zudem flexibler in ihren Alltag zu integrieren, wodurch die Teilnahmequote und die Motivation steigen kann.
…und wann es sich lohnt, auf analog zu setzen
Natürlich kannst du auch weiterhin alle oben genannten Formate rein analog durchführen!
Auch hier geht es vor allem um Ziel und Zielgruppe. Die „Lauten“ und Extrovertierten haben unter den rein digitalen Events der Corona-Zeit besonders gelitten. Manche brauchen den Trubel und die Menschen, um kreativ, erfüllt und glücklich zu sein wie die Luft zum atmen.
Es gibt aber eine Regel, die immer gilt – egal ob für die Introvertierten oder Extrovertierten:
Je emotionaler das Thema, desto wichtiger das Physische.
- Ein Team-Offsite oder ein Sommerfest sollte also weiterhin analog stattfinden. Genauso handhaben wir es beispielsweise mit unseren Colivings. Auch wenn wir sonst hauptsächlich digital miteinander arbeiten, nehmen wir uns bewusst die Zeit, uns analog zu sehen und können damit die Beziehungsebene stärken.
- Einstellungsgespräche, Feedbackrunden zwischen Angestellten und Führungskräften oder auch kritische Themen gehören unbedingt ins Analoge! Denn hier brauchen wir die emotionale Ebene, um ganzheitlich miteinander kommunizieren zu können.
- Bei unseren Kundenprojekten kann das dann bedeuten: Kick-off-Termin und ein erster Workshop finden analog statt, damit man sich besser kennen lernen kann. Auch der Projektabschluss-Termin, in welchem noch einmal alle Ergebnisse gemeinsam begutachtet und verabschiedet werden, kann gerne analog sein.
Diese Gelegenheiten kann man auch direkt nutzen, um ein Gefühl für die Destination bzw. das Produkt in 3D zu bekommen. Wie fühlt sich dieser Ort an, wie verhalten sich Gäste und Einwohner*innen, welche lokalen Besonderheiten gibt es? Alle relevante Erfahrungen und Fragen, die in unsere Strategiearbeit einfließen!
Für das Operative tiefer tauchen entlang des Weges können digitale Workshops dann eine wunderbare Ergänzung sein.
Digitale Events und Meetings: wenn, dann richtig
Ich bin der Überzeugung, dass viele auch digitalmüde sind, weil viele Events noch immer schlecht gemacht sind. „Schlecht gemacht“ heißt meistens: einfach einen Videocall aufgemacht, ohne sich Gedanken über Tool, Dramaturgie oder Interaktion mit und unter den Teilnehmenden zu machen.
Damit das Event gelingt, gibt es aber einen zentralen Erfolgsfaktor: sich in die Perspektive der Teilnehmer*innen zu versetzen.
Das umfasst beispielsweise:
- die Auswahl des richtigen Tools
Es muss nicht immer Zoom sein. Das eignet sich zwar toll für Webinare oder kleinere Runden, sobald Teilnehmende mehr Freiheit brauchen (z.B. bei einem Barcamp oder Netzwerk-Event), machen aber andere Lösungen wie venueless, wonder.me, gather.town und Co. mehr Sinn. - die Gestaltung von Interaktion
Du lässt Teilnehmer*innen erst ganz am Ende Fragen per Chat stellen? Das geht besser!
Zum Beispiel, indem man direkt zu Beginn per Chat ein Stimmungsbild abholt, per Mentimeter interaktive Umfragen einsetzt oder sogar Workshops mit digitalen Whiteboard Tools wie MURAL oder padlet durchführt.
Wenn Teilnehmende aktiv eingebunden werden, empfinden sie eine viel höhere Wertschätzung, als wenn sie einfach nur zuschauen und verarbeiten die vermittelten Informationen auch viel besser. Und du nimmst auch was mit: schließlich willst du wissen, ob dein Event oder Meeting erfolgreich war, oder? - die passende Kommunikation auf Augenhöhe
Mach den Leuten vorab klar, was sie erwartet. Egal ob beim Meeting oder für die digitale Großveranstaltung. Gerade online fehlen die üblichen „Wegweiser“, die wir im Analogen haben. Bildlich gesprochen: Man kann nicht einfach jemandem in den richtigen Besprechungsraum nachlaufen.
Die richtige Kommunikation geht von Mailings über eine eigene Website bis hin zu personalisierten Postgrüßen. Damit informiert man nicht nur, sondern bringt die Teilnehmenden schon mal in Stimmung für das Event.
Die Zukunft: Analog-digital gemischt mit viel Empathie
Ich finde: ab jetzt wird es spannend! Denn sobald wir die Wahlfreiheit haben ob analog oder digital, haben wir auch einen Gestaltungsauftrag. In Zukunft werden wir viel mehr überlegen müssen, was wir tun und warum. Wir haben nun in beiden Welten reichlich Erfahrung, gesammelt, die wir je nach Anlass einsetzen können.
Die Frage lautet nämlich nicht „analog oder digital?“ sondern „was genau brauchen die Teilnehmer*innen und warum?“.
Ich bin gespannt, wie du sie für dich beantworten wirst.
